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Wie funktioniert das SEPA Lastschriftverfahren mit easyVerein?


Voraussetzungen für das Einzugsverfahren (vereinsweit):

Um Sammellastschriften einzuziehen benötigt ihr einige Grundvoraussetzung:

  • Das Modul "Buchhaltung" in eurer easyVerein Lizenz (Office oder Professional)

  • Ihr benötigt eine gültige Gläubiger Identifikationsnummer für euren Verein. Diese Nummern werden zentral von der deutschen Bundesbank vergeben und müssen dort beantrag werden.

  • Euer Konto muss seitens der Bank für Lastschriften freigeschaltet sein. Dazu benötigt ihr üblicherweise einen Vertragszusatz mit eurer Bank. Für diesen Vertragszusatz muss die Gläubiger Identifikationsnummer vorliegen.

  • Eure Bank muss das SEPA Sammellastschriftverfahren (SEPA PAIN 008) unterstützen. Die meisten Banken (z.B. Sparkasse und Volksbank) unterstützen dies direkt über ihre Banking-Website. Einige Banken fordern dazu jedoch spezielle Software (z.B. die Deutsche Bank).

Weitere Informationen erhaltet ihr bei eurer Bank bzw. eurem Kreditinstitut!


Voraussetzungen für die Einzüge (pro Mitglied):

  • Für einen SEPA Einzug benötigt ihr die IBAN des Kontos von dem ihr den Einzug vornehmen möchtet.

  • Ferner benötigt ihr eine Einwilligung für den Einzug mittels eines so genannten Lastschriftmandats. Für Lastschriftmandate gelten im SEPA Zahlungsraum spezielle Anforderungen hinsichtlich der abgefragten Daten und der enthaltenen Informationen (z.B. der Gläubiger Identifikationsnummer, der Zahlungsempfänger etc.). Das Lastschriftmandat müsst ihr eurer Bank zu jederzeit vorlegen können!

  • Jedes Lastschriftmandat muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer enthalten. Die Nummern könnt ihr frei vergeben, dürfen jedoch maximal 35 Zeichen enthalten [0-9 a-z A-Z + ? / - : ( ) . , ']. Es wird zudem gefordert, dass jedes Mandat eine eindeutige Nummer erhält. Diese Nummer muss pro Mandat unterschiedlich sein und gilt zusammen mit der Gläubiger Identifikation als Merkmal für den Einzug.

    Wir raten davon ab die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenznummer zu wählen, denn die Nummer ist nicht mehr eindeutig, wenn das Mitglied ein neues Mandat ausstellt.

  • Ferner benötigt ihr das Datum der Unterschrift auf dem Lastschriftmandat. Es gelten bestimmte Fristen für die Einzüge, die über diese Angabe seitens der Bank überprüft werden. Diese Angabe wird daher zwingend von den Banken gefordert.

Weitere Informationen erhaltet ihr bei eurer Bank bzw. eurem Kreditinstitut!


Ablauf des Einzugs:

  • In easyVerein sind Lastschrifteinzüge an Zahlungsaufforderungen (Rechnungen) geknüpft, um ungewollte oder unberechtigt Einzüge zu verhindern. Ihr müsst also zunächst Rechnungen für die Mitglieder erstellen oder über die Funktion für Beitragsrechnungen erstellen lassen.

  • Ferner muss im Profil eines Mitglieds "Lastschrift" als Zahlungsweise eingestellt sein, damit das System die Rechnungen für einen Einzug freigibt. Auch dies ist eine Absicherung, damit nicht versehentlich Einzüge ohne Zustimmung ausgelöst werden.

  • In den "Offenen und anstehenden Posten" findet ihr dann die ausstehenden Beitragszahlungen. Bei allen Rechnungen, die Mitgliedern zugeordnet sind die per Lastschrift zahlen, könnt ihr nun vorne links den Haken für den Einzug setzen (alternativ könnt ihr ganz oben neben "Empfänger" den Haken setzen, damit alle Mitglieder mit Zahlungsart Lastschrift ausgewählt werden). 

  • Wenn ihr nun unterhalb der Liste auf "Lastschrifteinzug generieren" klickt, erscheint ein Fenster in dem nochmals alle Daten zur Prüfung aufgelistet sind. Hier könnt ihr angeben, nach wie vielen Tagen der Einzug erfolgen soll und die Datei validieren um eventuelle Unstimmigkeiten zu finden bevor die Datei generiert wird.

  • Abschließend könnt ihr wählen, ob ihr eine Datei für Sammellastschrift oder Einzelbuchungen erzeugen möchtet.
  • Diese Datei könnet ihr nun auf der Website eurer Bank oder über das von eurer Bank vorgegebene Programm an die Bank übermitteln und die Daten einziehen.

Wenn vor einer Rechnung ein rotes Symbol erscheint und die Lastschrift nicht ausgewählt werden kann, prüft bitte die Angaben im Profil des Mitglieds. Dieses Symbol erscheint, wenn nicht alle Daten vollständig und richtig angegeben sind.



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