Wie bilde ich Verfügbarkeiten und Reservierungen …




Wie bilde ich Verfügbarkeiten und Reservierungen von Räumen oder Gegenständen ab?


Wir erklären euch dies am Beispiel eines Raumes, der Workflow ist aber genauso für andere Gegenstände anwendbar.


Für die Verwaltung eines Raumes empfehlen wir euch, über das Modul "Termine", also den Kalender, zu gehen.

Unter Einstellungen → Gruppenverwaltung → Kalender, könnt ihr einen eigenen Kalender "Raummiete" oder vergleichbar erstellen (der läuft dann separat zum regulären Vereinskalender, das heißt es bleibt übersichtlich).

Im nächsten Schritt legt ihr im Modul "Termine" eine wiederkehrende Veranstaltung an, also für jeden Tag an dem ihr den Raum zur Miete anbieten möchten. Dazu geht Sie wie folgt vor:

Termine_Übersicht


Ganz oben bei "Wählen" wählt ihr angelegten Kalender "Raummiete" aus, bei Datum erst mal ein einzelnes Startdatum, die weiteren folgen in einem späteren Schritt. 

Bei maximaler Teilnehmerzahl tragt ihr die Anzahl der zur Verfügung stehenden Räume ein. Ihr könnt natürlich auch für jeden Raum oder Gegenstand einen einzelnen Kalender erstellen, dann würdet ihr bei maximaler Teilnehmerzahl "1" eintragen.

Die Teilnahmen könnt ihr entweder auf erlaubt setzen, wenn ihr möchtet, dass eure Mitglieder den Raum direkt im Mitgliederbereich reservieren können. Ihr könnt dann auch bestimmen, dass ihr bei einer neuen Anmeldung per Mail informiert werdet. In der Vereinsübersicht würdet ihr dann ebenfalls eine Info erhalten.

Unten könnt ihr auch noch Preisgruppen aktivieren, falls die Miete kostenpflichtig sein soll.

Wenn ihr den Termin hinzufügt, seht ihr ihn dann auch direkt im Kalender. Dort müsst ihr dann einmal auf den Termin klicken und im neuen Fenster den Reiter "Wiederkehrender Termin" wählen. Das sieht dann so aus:

Wiederkehrender Termin


Das Intervall könnt ihr dann so anpassen wie ihr es gerne hättet, auch benutzerdefiniert ist möglich. Ihr müsst dann auch ein Enddatum angeben.

Wenn ihr auf "Intervall festlegen" klickt wird das ganze gespeichert. 

Im Reiter "Preisgruppen" könnt ihr auch einen Preis für die Miete hinterlegen.

Im Reiter "Teilnahmen" könnt ihr entweder selbst eintragen wer den Raum zu welchem Termin gemietet hat, oder falls ihr die Teilnahmen freigebt, seht ihr wer sich dort selbst im Mitgliederbereich angemeldet hat.

Der Kalender mit allen Terminen wird den Mitglieder im Mitgliederbereich angezeigt und diese sehen auch wann es Verfügbarkeiten gibt und wann nicht. 

Ihr könnt auch einstellen, dass eure Mitglieder nicht die Namen von Teilnehmern sondern nur die Anzahl sehen. Das geht unter Einstellungen → Systemeinstellungen → Mitgliederzugriff → Teilnehmer bei Terminen anzeigen. 



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