15.0 Import / Export




15.0 Import / Export


An zahlreichen Stellen in unserer Software könnt ihr Daten importieren, exportieren und freigeben. Diese Funktionen sollen euch dabei unterstützen unsere Software im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen zu verwenden. Dadurch integriert sich easyVerein nahtlos in eure bestehende Liste verwendeter Tools.


Import

In verschiedenen Modulen in der Software könnt ihr eure Daten unter "Aktionen"-"Import CSV" importieren.

CSV ist ein einfaches Tabellenformat, dass von den meisten Tabellenprogrammen unterstützt wird. Viele Softwarelösungen erlauben den Export direkt in CSV und Tools wie Excel und Co. können zahlreiche Datenformate problemlos in CSV umwandeln. Wählt dazu in den Tabellenverabreitungsprogrammen einfach "Speichern unter" oder "Exportieren" und wählt das CSV / Comma-Seperated Values / Kommagetrennte Werte als Dateityp aus.

Neben allen Standard-Daten, könnt ihr vorab individuelle Mitglieds- oder Adressfelder anlegen und diese ebenfalls mit eurer Tabelle beim Mitglieder- oder Adressimport importieren. 


Eine Beispieldatei für den Mitgliederimport mit Markierung der erforderlichen Felder und Erläuterungen zu jeder Spalte könnt ihr hier herunterladen. Damit Kommentare und Erläuterungen ersichtlich sind, stellen wir die Beispieldatei als Excel bereit. Wenn ihr daraus eure Importdatei erstellt, müsst ihr diese vor dem Upload in easyVerein als CSV abspeichern.

Den Import von Mitgliedsdaten könnt ihr unter "Mitglieder" > "Aktionen" > "Import CSV" vornehmen. Beachtet hier die wichtigen Hinweise zu Import-Dateien auf der rechten Seite:

Importhinweise


Hier noch einmal eine Auflistung aller erforderlichen Felder, die zwingend in eurer Importdatei enthalten sein müssen:


Login E-Mail Adresse oder Benutzername (einmalig): Dient technisch als eindeutige Kennung eurer Mitglieder. Bei Mitgliedern ohne Mailadressen oder mehreren Mitgliedern mit gleicher Mailadresse kann auch ein beliebiger einmaliger Benutzername, z.B. die Mitgliedsnummer gesetzt werden.


Vorname: Bei Personenmitgliedern Pflicht


Nachname: Bei Personenmitgliedern Pflicht


Firma: Bei Firmenmitgliedern Pflicht, Vorname und Nachname kann hier entfallen


Primäre E-Mail Adresse: legt fest, welche der maximal drei erfassten E-Mail Adressen für den Versand von System E-Mails verwendet werden soll. Zugelassene Werte: Login E-Mail-Adresse oder Private E-Mail-Adresse oder Geschäftliche E-Mail-Adresse.


Bevorzugte Kommunikation: legt fest ob ein Mitglied per E-Mail, Brief oder gar nicht angeschrieben werden möchte. Zulässige Werte sind 0 oder E-Mail für die Option "E-Mail", 1 oder Brief für die Option "Brief", 2 oder Keine Kommunikation für die Option "Keine Kommunikation".


Nach dem Hochladen eurer Importdatei werdet müsst ihr noch festlegen welche Spalten aus eurer Tabelle importiert werden sollen und welchen easyVerein Feldern sie zugeordnet werden sollen. Spalten, die in eurer Tabelle exakt gleich benannt sind wie in easyVerein, werden automatisch einander zugeordnet, ist das nicht der Fall, könnt ihr manuell zuordnen. Spalten eurer Datei, die ihr nicht mit importieren möchtet, setzt ihr einfach auf "Ignorieren".


Mapping


Wenn ihr alle Spalten korrekt zugeordnet habt, könnt ihr unten auf der Seite noch entscheiden ob die importierten Mitglieder direkt eine Einladung für den Mitgliederbereich erhalten sollen und über "Speichern" dann den Import final anstoßen.



Info: Fehlermeldung
Sollte beim Import eine Fehlermeldung erscheinen, findet ihr ganz unten auf der Seite eine Beschreibung des Fehlers und einen CSV Datei mit den Fehlern, die ihr herunterladen könnt. Solltet ihr den Fehler nicht selbst beheben können, schreibt uns einfach eine E-Mail und sendet diese Datei mit.



Export

Analog zum Import findet ihr den Export unter "Aktionen"-"Export".

Wir exportieren Daten unter anderem in folgende Formate:


  • XLSX
    • Microsoft Excel Tabellenformat
    • Kann mit folgenden Programmen geöffnet werden:
      • Microsoft Excel 
      • Google Docs / Sheets
      • OpenOffice
      • LibreOffice
      • Apple Numbers (ab Version 08)

  • CSV
    • Comma Separated Values - Allgemeines Tabellenformat
    • Kann unter anderem mit folgenden Programmen geöffnet werden:
      • Microsoft Excel 
      • Google Docs / Sheets
      • OpenOffice
      • LibreOffice
      • Apple Numbers (ab Version 08)

  • PDF
    • Portable Document Format (Adobe)
    • Kann unter anderem mit folgenden Programmen geöffnet werden:
      • Adobe Acrobat
      • Adobe Reader
      • Apple Vorschau
      • OpenOffice
      • Foxit Reade

  • vCARD (vcf)
    • Kontaktaustausch Daten
    • Kann mit folgenden Programmen geöffnet werden:
      • Apple Address Book
      • Mozilla Thunderbird
      • Google Mail
      • Microsoft Outlook

  • iCal (ics)
    • Kalenderaustausch Daten (iCalendar)
    • Kann mit folgenden Programmen geöffnet werden:
      • Apple Calendar 
      • Mozilla Thunderbird
      • Microsoft Outlook
      • Google Calendar
      • IBM Lotus Kalender

  • SEPA PAIN.008
    • Export in das standardisierte SEPA Protokoll PAIN.008.003.02 (XML)
    • Kann verwendet werden um Sammellastschriften für Mitgliedschaftszahlungen zu exportieren und bei der Bank / einem Bankingtool zu importieren
    • Kann mit folgenden Programmen importiert werden:
      • Sparkasse Online Banking
      • MoneyMoney App (Mac)
      • HypoVereinsbank
      • und weitere




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