2.1 Mitgliederprofile




2.1 Mitgliederprofile


Mitgliederprofil


Im Mitgliederprofil findet ihr alle Einstellungen und Kontaktdetails wieder, die bei der Erstellung eines Mitglieds angelegt wurden. Zudem gibt es die Möglichkeit ein Profilbild und weitere Meta-Daten zur Mitgliedschaft anzugeben. Zusätzlich zu den bereits aus der Erstellung bekannten Feldern könnt ihr hier auch die Mitgliedschaftsgebühr anpassen, das Passwort verändern und den Administratorzugriff einstellen.



Info:
 Administratoren
Administratoren sind in easyVerein alle Verwalter. Ihr seht außer dem Mitgliederbereich auch die normale easyVerein Administrations-Oberfläche. Die Zahl der Administratoren pro Konto ist abhängig von eurer Lizenz limitiert.



Info: 
Austritte
Wenn ein Mitglied austritt, solltet ihr den Account nicht löschen, da damit auch alle vorhandenen Verknüpfungen verloren gehen. Tragt lieber ein Austrittsdatum ein um das Mitglied als "ehemalig" zu markieren. Das Mitglied erscheint dann nur noch in der Liste der ehemaligen Mitglieder und hat automatisch keinen Zugriff mehr auf die Software.



Das Mitgliederprofil im Detail


Im oberen Bereich des Profils findet ihr:
  • Mitgliedsdaten
    Hier könnt ihr alle erfassten Daten zu einem Mitglied herunterladen und so ganz einfach dem Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO nachkommen. 
    Auch könnt ihr unter diesem Punkt die Kontaktdaten des Mitglieds als vCard exportieren.
  • Profilbild 
    Hier könnt ihr für jedes Mitglied ein Profilbild hochladen. 
    Das Profilbild kann auch vom Mitglied selbst hochgeladen und geändert werden.
  • Zugangsdaten 
    Hier könnt ihr die Email- Adresse oder den Benutzernamen und das Passwort hinterlegen, welches das Mitglied benötigt um sich in den Mitgliederbereich einzuloggen. Die Zugangsdaten können nachträglich auch vom Mitglied selbst geändert werden. Als Alternative zum Versenden des Passworts, könnt ihr dem Mitglied auch einen Link zukommen lassen, mit dem sich das Mitglied selbst ein Passwort festlegen kann. 

    Zudem habt ihr hier die Möglichkeit anderen Mitgliedern Zugriff auf die Administrator-Oberfläche zu erlauben. Setzt hierzu einfach den Haken und wählt die gewünschte Administrator-Gruppe aus.

Im unteren Bereich der Seite sind weitere wichtige Informationen zu jedem Mitglied aufgeführt.
Zur Übersichtlichkeit sind die Informationen auf verschiedene Reiter aufgeteilt.


Im unteren Bereich des Profils findet ihr:

  • Kontaktdaten
    Hier könnt ihr die Kontakt- und Stammdaten (wie Kontakt-Email-Adresse, Telefonnummer, geschäftlicher Kontakt, Zugehörigkeit und Geburtstag) hinterlegen. Die Kontaktdaten können nachträglich auch vom Mitglied selbst geändert und aktualisiert werden.

  • Mitgliedschaft
    Hier könnt ihr Eintritt, Austritt, Einwilligungserklärung, Mitgliedsnummer und Art der Mitgliedschaft hinterlegen.Für individuelle Informationen zu euren Mitgliedern steht euch zudem ein Notizfeld zur Verfügung.
    In den Einstellungen kann auch eine automatisierte Vergabe der Mitgliedsnummern aktiviert werden.

    Es stehen außerdem drei Datenfelder zur Verfügung, in welchen ihr eine Kopie des Mitgliedschaftsantrags, einer möglichen Austrittserklärung und einer Einwilligungserklärung hochladen könnt. Je nach Einstellungen wird das Dokument in deiner Dropbox oder im internen EasyVerein Speicher abgelegt. Das Dokument kann jederzeit wieder heruntergeladen werden - somit müsst ihr nie wieder die Dokumente zu einem Mitglied suchen, sondern habt diese stets an der selben Stelle wie alle anderen Daten hinterlegt.

  • DOSB
    Hier werden die Daten für die DOSB Auswertung hinterlegt.
    Der Reiter DOSB erscheint erst, wenn dieser unter “Integrationen”-”Integrationen & Apps” aktiviert wurde.

  • Mitgliedschaftsgebühren
    In diesem Reiter habt ihr die Möglichkeit die Mitgliedschaftsgebühren, den Zahlungsintervall, die Bankdetails und die Zahlungsart zu wählen. Wenn ihr Lastschrift als Zahlungsart einstellt, sind die Angabe von Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift des Mandats erforderlich.
    In den Einstellungen können Gruppen mit vordefinierten Beiträgen und Zahlungsintervallen angelegt werde, welche ihr anschließend nur noch dem Mitglied zuweisen müsst.

  • Rechnungen
    Hier werden alle Rechnungen aufgelistet, die mit dem Mitglied verknüpft sind. Von hier aus könnt ihr euch auch direkt die Detailansicht einer Rechnung einblenden lassen.

  • Mitgliedschaftsverlauf
    Alle Aktivitäten, Änderungen und Terminzusagen, die sich auf das angezeigte Mitglied beziehen, werden hier protokolliert. Ihr könnt hier auch eigene Protokolleinträge anlegen. Mögliche Protokolleinträge sind:

    Ereignisse:
    Wenn ihr ein Ereignis anlegt, könnt Ihr diesem ein Datum, ein Beschreibungstext und ein Dateianhang zuweisen. Ereignisse werden in einem eigenen Reiter nach Datum sortiert aufgelistet.

    Guthaben:
    Wenn ihr ein Guthaben anlegt, könnt ihr ebenfalls ein Datum, ein Beschreibungstext und ein Dateianhang zuweisen. Zusätzlich könnt ihr noch einen Betrag hinzufügen. Angelegte Guthaben können in den Mitgliedschaftsgebühren mit der nächsten Rechnung verrechnet werden.

  • Individuelle Mitgliederdaten
    Hier habt ihr die Möglichkeit, individuelle Felder zu euren Mitgliedern einzusehen und auszufüllen. Die Felder werden vorab in den Einstellungen angelegt und können im Mitgliederprofil für jedes Mitglied ausgefüllt werden.



Mitgliederdaten exportieren


Laut Art. 15 DSGVO muss ihr Verein auf Anfrage unverzüglich die gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. Daher könnt ihr dem Mitglied jederzeit eine aktuelle Liste der in easyVerein gespeicherten Daten exportieren.

Dazu einfach neben dem Profilbild des Mitglieds auf "Mitgliederdaten"-"Als PDF herunterladen" klicken. In der PDF werden außerdem die Änderungen, Ereignisse, Termine und das Guthaben aus dem Mitgliedschaftsverlauf abgebildet.




Sofern nicht alle Fragen beantwortet wurden, findet ihr weitere Antworten in den Häufig gestellten Fragen.



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