2.2 Mitgliedschaftsgebühren




2.2 Mitgliedschaftsgebühren


Im Mitgliederprofil kann für jedes Mitglied einzeln festgelegt werden, welche Mitgliedschaftsgebühr angesetzt wird, in welchem Intervall diese Gebühr bezahlt wird und wann die erste Zahlung fällig ist. Ferner kann die Zahlungsart festgesetzt werden. Als Zahlungsart kann Barzahlung, Überweisung & Lastschrift ausgewählt werden. In den Einstellungen kann ein Text für jede Zahlungsart angelegt werden, welcher dann mit auf die Rechnung geschrieben wird. Bei Überweisung werden zusätzlich die Kontodaten des in den Einstellungen für Mitgliedschaftsgebühren festgelegten Kontos auf die Rechnung geschrieben.

Mitgliedsbeitrag.png


Ihr könnt mit einem individuellen Beitrag und beliebig vielen Gruppenbeiträgen arbeiten. Alle im Mitgliederprofil aufgelisteten Beiträge werden zusammengerechnet.

Die Rechnungen für die Beiträge werden immer im angegeben Intervall ausgehend vom Beginn des ersten Leistungszeitraumes erzeugt.

Wenn ihr beim Festsetzen einer Gebühr das Datum des ersten Leistungszeitraumes eintragt und dieses in der Vergangenheit liegt, generiert das System einmalig rückwirkend alle Rechnungen für dieses Mitglied. Zukünftig wird automatisch am Tag der nächsten Zahlung eine neue Rechnung erstellt, sofern die automatische Erstellung in den Einstellungen aktiviert ist. Diese taucht dann auch in den offenen und anstehenden Posten als offene Mitgliedschaftsgebühr auf und kann im Einnahmen & Ausgaben einer Buchung zugeordnet werden. Im Profil eines Mitglieds taucht ebenfalls eine Kopie der Rechnung auf.


Wenn ihr viele Gebühren mittels Lastschrift einzieht, könnt ihr auf der Seite mit den offenen und anstehenden Posten eine SEPA PAIN.008 XML Datei mit den gewünschten Lastschriften erzeugen. Diese könnt ihr dann in euer Onlinebanking importieren und so mit wenigen Klicks eine Sammellastschrift auslösen. 

Damit ein Einzug möglich ist, müsst ihr in den Mitgliederprofilen die Bankdaten und die SEPA Mandatsreferenzen ausfüllen.


Achtung: Sobald der Beginn des ersten Leistungszeitraums eingestellt wurde und das Profil gespeichert wurde, erstellt das System Rechnungen aus den bereits eingetragenen Beiträgen. Wir empfehlen daher, den Beginn des ersten Leistungszeitraums als letztes einzutragen.


Info: Unter "Buchhaltung und Finanzen > Beitragsrechnungen" könnt ihr zudem noch einige globale Einstellungen für Mitgliedschaftsgebühren festlegen.



Gruppenbeiträge


Gruppenverwaltung


Ihr könnt in der Gruppenverwaltung Gruppen anlegen und diesen einen Beitrag & ein Intervall zuweisen. Wenn Ihr dann ein Mitglied zu der Gruppe hinzufügt, taucht der Beitrag in den Mitgliedschaftsgebühren des Mitglieds auf und kann dort aktiviert werden. Nur wenn die Beitragsgruppe im Mitgliederprofil aktiviert wurde, wird dazu auch eine Rechnung erstellt.

Auch einmalige Gebühren könnt ihr über Gruppen verwalten, indem ihr eine Gruppe mit dem Intervall "einmalig" anlegt und die Mitglieder hinzufügt. Sobald die Rechnung mit dem einmaligen Beitrag erzeugt wurde, wird die Gruppe beim Mitglied automatisch deaktiviert.


Tipp: In der Gruppenverwaltung stehen euch einige Aktionen zur Verfügung, mit welchen Ihr bestimmte Daten aller Mitglieder einer Gruppe anpassen könnt. Dazu müsst ihr einfach bei einer bereits angelegten Gruppe auf "Ändern" klicken und die gewünschte Aktion unter "Einmalige Aktionen" auswählen.

So könnt ihr z.B. den Gruppenbeitrag für alle Mitglieder einer Gruppe aktivieren.



Gruppenbeiträge mit Formeln berechnen

Wenn ihr den Beitrag über eine Gruppe anlegt, habt ihr außerdem die Möglichkeit, komplexere Beitragsstrukturen abzubilden. Ihr könnt entweder einen einfachen Gruppenbeitrag eintragen oder den Gruppenbeitrag für jedes Mitglied der Gruppe individuell aus einer Formel mit verschiedenen Platzhaltern und Funktionen berechnen. Dazu müsst ihr in den Einstellungen der Gruppe auf "Gruppenbeitrag aus Formel berechnen" klicken.

Es werden aktuell folgende Platzhalter angeboten:

Platzhalter


Über die Platzhalter könnt ihr auch auf individuelle Felder zugreifen. Der passende Platzhalter dazu wird angezeigt, wenn ihr in der Gruppenverwaltung auf "Hilfe zu Formlen und Platzhaltern" klickt. Grundsätzlich setzten sich die individuellen Platzhalter folgendermaßen zusammen:

%custom_FELDNAME%


Jahresbeitrag anteilig berechnen


Wenn ihr den Jahresbeitrag, für Mitglieder welche im laufe des Jahres beigetreten sind, anteilig berechnen wollt, könnt ihr das mit einer Formel abbilden.

In dem Beispiel wird mit einem Jahresbeitrag von 300 Euro gerechnet. Der Beginn des Leistungszeitraums ist Januar:


1) Um in einer Formel abzubilden, ob der Beitrag anteilig oder vollständig berechnet werden soll, muss als erstes geprüft werden, ob das Mitglied neu beigetreten ist.

Mit "equal(Zahl 1, Zahl 2)" kann geprüft werden ob zwei Zahlen identisch sind. Wenn die Zahlen identisch sind, wird eine "1" zurückgegeben, andernfalls wird eine "0" zurückgegeben.

Mit "%jahr_eintritt%" und "%jahr%" kann man auf das Eintrittsjahr des Mitglieds und das aktuelle Jahr zugreifen.

"equal(%jahr_eintritt%, %jahr%)" gibt also dann eine 1 zurück, wenn das Eintrittsjahr des Mitglieds identisch mit dem aktuellen Jahr ist.

Da der Beginn des Leistungszeitraums im Januar ist, muss eine kleine Änderung an der equal Formel vorgenommen werden, da geprüft werden muss ob das Eintrittsjahr im vorherigen Jahr war. Die equal Formel sieht dann folgendermaßen aus:

"equal(%jahr_eintritt%, %jahr%-1)"

2) Als nächstes brauchen wir den Eintrittsmonat der Mitglieder. Darauf kann man mit dem Platzhalter "%monat_eintritt%" zugreifen. Wenn ein Mitglied im Februar beitritt, gibt der Platzhalter eine "2" zurück. Da aber nicht 2 Monate Anteilig von den 300 abgezogen werden sollen, sondern nur 1 Monat, muss von dem Platzhalter noch 1 abgezogen werden:

"%monat_eintritt%-1"


3) Jetzt benötigen wir noch den Beitrag auf einen Monat herunter gerechnet. Bei 300 Euro jährlich sind das 25 Euro monatlich.

4) Jetzt können alle Bausteine zusammengesetzt werden. Von dem Grundbetrag(300 Euro) soll, wenn das Mitglied neu beigetreten ist, pro Monat in welchem das Mitglied später beigetreten ist, 25 Euro abgezogen werden:

"300 - (equal(%jahr_eintritt%, %jahr%-1) * (%monat_eintritt%-1) * 25)"


Wenn ein Mitglied schon länger als ein Jahr im Verein ist, gibt die erste equal Funktion eine "0" zurück, sodass nichts von den 300 Euro abgezogen werden.

Wenn ein Mitglied z.B. erst im April beigetreten ist, werden bei der ersten Beitragsrechnung 3*25 Euro von dem jährlichen Beitrag abgezogen.




Sofern nicht alle Fragen beantwortet wurden, findet ihr weitere Antworten in den Häufig gestellten Fragen.



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