5.1 Einnahmen & Ausgaben




5.1 Einnahmen & Ausgaben


Bookings


Unter Einnahmen & Ausgaben werden in der Software sämtliche Zahlungsvorgänge des Vereins erfasst. Hierbei könnt ihr Buchungen automatisch über das Import-Modul aus zahlreichen Quellen (z.B. dem Online-Banking) übernehmen oder die Buchungen (beispielsweise für die Handkasse) manuell eingeben. Jedem Umsatz kann, neben den Stammdaten, auch einer Abteilung/einem Projekt und einem Buchungskonto zugewiesen werden. Diese Daten werden später für die Finanzauswertungen verwendet.

Ferner kann die Software zwischen verschiedenen realen Konten unterscheiden. Dazu könnt ihr einfach in den Einstellungen die entsprechenden Konten anlegen.


Info: Die Ansicht ist zu unübersichtlich?
Oben links könnt ihr die Tabellen-Ansicht aktivieren um die Daten in einer komprimierten Form angezeigt zu bekommen.



Oben rechts könnt ihr zudem einen präzisen Zeitbereich wählen, aus dem ihr die Buchungen angezeigt bekommen möchtet. Über den Pfeil rechts neben "Filterfunktion", stehen euch auch einige "gängige" Zeitintervalle (dieses Jahr, letztes Jahr, dieser Monat, dieses Quartal,...) zur Auswahl. Dies ermöglicht euch einen schnellen Zugriff auf die richtigen Daten.

Wie bei den meisten anderen Ansichten, können unter "Filterfunktion" weitere Filter eingestellt und abgespeichert und dann auch für den Export verwendet werden. So könnt ihr die Liste weiter einschränken. Die Filter bleiben auch nach dem Neuladen der Seite aktiv! 


Info: Euch fehlen Daten in der Ansicht?
Wenn ihr nicht alle Daten seht, werft einen Blick in den Filter und löscht diesen ggf. um die ungefilterten Daten wieder anzuzeigen.



Umsätze verbuchen

Um eure Umsätze korrekt zu verbuchen müsst ihr jeder Zahlung einen Beleg zuordnen. So stellst ihr sicher, dass eure Buchhaltung stets komplett ist. Legt dazu unter Rechnungen und Belege eine neue Rechnung oder einen neuen Beleg an und klickt nach Eingang des Umsatzes auf "Buchen". 

Umsatz verbuchen


Hier könnt ihr den entsprechenden Beleg, das passende Buchungskonto und ggf. eine Abteilung auswählen und die Zuordnung speichern. Der Umsatz wird nun als "Gebucht" markiert und der Beleg verschwindet aus den offenen und anstehenden Posten.

Wenn ihr direkt auf "Buchen" klickt und noch keine Rechnung / keinen Beleg angelegt habt, könnt ihr das auch von hier aus tun. Die bereits bekannten Daten werden dann automatisch ausgefüllt und müssen nicht erneut beim Anlegen des Belegs eingetragen werden.



Mehrere Belege einer Buchung zuordnen

Wenn Ihr, beispielsweise bei Sammellastschriften, einem Umsatz mehrere Belege zuordnen möchtet klickt, wie beim Verbuchen eines einzelnen Beleges, bei dem Umsatz auf "Buchen". Dort könnt ihr die entsprechenden Belege auswählen und zuordnen. Um zu kontrollieren ob die Beträge der Belege mit der Buchung übereinstimmen, klickt auf "Übernehmen" und die Beträge werden miteinander verrechnet. Speichert abschließend wie gewohnt die Zuordnung und die Rechnungen sind alle als "Gebucht" markiert. 



Rücklastschriften verbuchen

Um eine Rücklastschrift zu verbuchen, verknüpft erst den original Beleg mit der dazugehörigen Lastschrift. Somit ist diese verbucht.

Klickt dann in der Rücklastschrift auf "Buchen" und dann auf "Rechnung/ Beleg" anlegen. Anschließend könnt ihr nach dem Mitglied suchen, um den Beleg für die Rücklastschrift mit dem Mitglied zu verknüpfen. Klickt dann, oben rechts, auf Beleg erstellen, füllt die Felder Anzahl, Betrag und Titel aus und klickt auf "Beleg generieren". Nun ist die Rücklastschrift verbucht.

Als letzten Schritt erstellt ihr nun dem Mitglied eine neue Rechnung, inklusive Rücklastschriftgebühren und ggf. Mahngebühren. Um die zusätzlichen Kosten transparent darzustellen, könnt ihr für die zusätzlichen Gebühren einen extra Rechnungsposten hinzufügen.

Nun ist die Lastschrift und die Rücklastschrift verbucht und die neue Rechnung erscheint als offener Posten. Der ganze Vorgang ist so auch im Mitgliederprofil nachvollziehbar, sodass ihr dem Mitglied auch hier die Mehrkosten belegen könnt.



Teilzahlungen verbuchen

Wenn ihr beispielsweise Teilzahlungen erhaltet, könnt ihr einen Beleg mehreren Umsätzen zuordnen. Bis der Beleg vollständig beglichen ist, erscheint in allen dazugehörigen Umsätzen eine Warnung. Wenn der Beleg komplett verbucht ist, wird die Warnung nicht mehr angezeigt und alle Umsätze werden als korrekt verbucht markiert. 


Info: Warnhinweis
Der Warnhinweis erscheint nicht nur bei unausgeglichenen Teilzahlungen, sondern generell bei Buchungen deren Betrag nicht mit dem Betrag des Beleges übereinstimmt. Sollte das Warnzeichen nicht ausgeblendet werden, kontrolliert alle zusammenhängenden Buchungen, ob die Beträge wirklich mit dem Beleg übereinstimmen.



Buchungen editieren

Beim Klick auf den Stift, werden rechts die Buchungsdaten aufgerufen. Anschließend könnt ihr die Informationen der Buchung bearbeiten und  Buchungskonten, Abteilungen/Projekte zuweisen.



Buchung in ein anderes Konto verschieben

Wenn ihr Buchungen in ein anderes Bankkonto verschieben möchtet, müsst ihr die Buchung zunächst zum Editieren öffnen. Klickt anschließend einfach auf den Reiter mit dem gewünschten Konto und speichert die Buchung wieder ab. 


Buchungen splitten

Buchungen splitten

Wenn ihr eine Buchung splitten möchtet, könnt ihr in der Buchung einfach auf das "splitten" symbol klicken und anschließend entweder mit dem Regler die gewünschten Teilbeträge eintragen, oder den abzusplittenden Betrag einfach
in das Feld eingeben. 




Umbuchen

Wenn Ihr beispielsweise PayPal Zahlungen habt und deshalb für einen Beleg mehrere Umsätze verbuchen müsst, könnt ihr auch dies ganz einfach tun. 

Hierbei ist nur zu beachten, dass ihr den Beleg nicht sofort verbucht, damit er weiter zur Auswahl steht.

Beispiel:
Ihr habt einen Beleg über eine Ausgabe von 10€ und drei Umsätze -10€, -10€ und +10€. Dann verbuchet ihr den Beleg erst mit +10€ und anschließend mit den zwei -10€ und der Beleg ist ausgeglichen und verbucht. 



Buchungen löschen

Wenn ihr einen Umsatz aus easyVerein entfernen möchtet, könnt ihr diesen mit einem Klick auf den Papierkorb löschen. Diese Buchung wird nach Löschung nicht mehr in der Buchhaltung berücksichtigt, wird im Nachhinein nicht erneut importiert und ist nicht mehr sichtbar.

Händisch angelegte Buchungen findet ihr noch einige Tage im Papierkorb und können wiederhergestellt werden. Importierte Buchungen werden sofort gesperrt, damit sie nicht nochmals importiert werden.




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