5.2 Rechnungen & Belege




5.2 Rechnungen & Belege


Hier findet Ihr eine Übersicht über alle gespeicherten Rechnungen & Belege. In der Übersicht seht ihr alle relevanten Informationen zu euren Rechnungen und Belegen. 

Rechnungsübersicht


Ihr könnt eure Belege nach verschiedenen Kriterien filtern, seht auf einen Blick welche Belege schon verbucht sind und welche noch bearbeitet werden müssen und könnt auf der rechten Seite Details zu einer Rechnung abfragen oder diese runterladen.


Unter "Aktionen" könnt ihr gesammelt Rechnungen per E-Mail versenden. Wählt einfach alle zu versenden Belege aus und klickt auf "Ausgewählte Rechnungen per E-Mail versenden". Es erscheint ein Fenster in welchem ihr für alle Empfänger einen Betreff und ein Anschreiben verfassen könnt. Die in easyVerein hinterlegten Platzhalter können auch für den Rechnungsversand verwendet werden und jeder Empfänger erhält seine individuelle Rechnung im Anhang. 

Zudem könnt ihr hier alle Belege gesammelt herunterladen. 


Es gibt vier Arten von Belegen, die ihr in der Software hinterlegen könnt:

  • Neue Rechnungen erstellen
    Wenn ihr selbst Rechnungen schreiben möchtet, könnt ihr unter „Neu“ auf „Neue Rechnung erstellen“ klicken und alle relevanten Daten eintragen. Euch stehen verschiedene Rechnungsarten und Steuersätze zur Auswahl und ihr könnt einfach einen oder mehrere Rechnungsposten erfassen. 
    Als Empfänger könnt ihr entweder eine Adresse manuell eintragen oder im Feld "Adressen / Personen suchen..." nach einem oder mehreren Kontakten suchen und diese als Empfänger verwenden. 

  • Belege erfassen
    Wenn ihr einen bereits existierenden Beleg oder eine Rechnung hochladen möchtet, könnt ihr auf „Beleg erfassen“ klicken und links alle relevanten Angaben erfassen. Auf der rechten Seite könnt ihr entweder den Eingangsbeleg hochladen oder, wenn ihr kein Dokument hinterlegen möchtet, einfach speichern. 

  • Zuwendungsbescheinigungen
    Wenn ihr Spendenbescheinigungen direkt aus der Software heraus erzeugen möchtet, könnt ihr „Zuwendungsbescheinigung“ wählen. Hier habt ihr entweder die Möglichkeit einen oder mehrere Belege zu wählen, aus welchen die Angaben für die Bescheinigung automatisch übernommen werden, oder den Empfänger und den Betrag selbst angeben. Jede Bescheinigung muss heruntergeladen und unterzeichnet werden und kann abschließend wieder in die Software hochgeladen werden, damit ihr alle Belege an einem Ort verwalten könnt.
    Die steuerlich relevanten Angaben über euren Verein könnt ihr vorab als Standard in den Einstellungen hinterlegen.

  • Gutschriften erstellen
    Wenn ihr beispielsweise einem Mitglied Geld zurück überweisen möchtet, könnt ihr eine Gutschrift erzeugen.
    Der Beleg erscheint anschließend in den Offenen Eingangsrechnungen und kann, wenn beim Mitglied alle Kontodaten hinterlegt sind, für eine SEPA Überweisung ausgewählt werden.


Grundsätzlich könnt ihr jede Rechnung bzw. jeden Beleg mit einem Mitglied oder einer Adresse verknüpfen. Nutzt dazu das Feld „Adressen / Personen suchen“ und klickt auf das entsprechende Mitglied in der Liste. Das System stellt automatisch die Verknüpfung her und ihr könnt später bei dem jeweiligen Beleg den Kontakt einsehen und beim jeweiligen Kontakt alle zugehörigen Belege.

Wenn ihr euer Vereinslogo als Profilbild in euren Stammdaten hochgeladen habt, erscheint dieses automatisch im Briefkopf jeder erzeugten Rechnung / jedes erzeugten Belegs. Unter Gestaltung könnt ihr aus Verschiedenen Vorlagen wählen und verschiedene Einstellungen zur Personalisierung vornehmen. 



Rechnungen und Belege erstellen


Belege erstellen


In dieser Ansicht könnt ihr neue Rechnungen und Belege anlegen. Auf der linken Seite könnt ihr jeweils die Basisdaten erfassen. Datum, Belegnummer, Liefer- / Leistungsdatum, Referenznummer und Empfänger / Sender. Wenn die Rechnung von einer Person aus eurem Adressbuch gesendet wurde, oder an eine Person aus eurem Adressbuch gerichtet ist, könnt ihr über „Adressen / Personen suchen“ eine Referenz auf diesen Kontakt herstellen. Die Anschrift wird in diesem Fall automatisch ausgefüllt.
Außerdem könnt ihr hier alle Angaben zur Steuer und die Art der Einnahme/Ausgabe (nach Einnahme / Ausgabe / Spende / …) hinterlegen.

Auf der rechten Seite könnt ihr die einzelnen Rechnungspositionen und Preise erfassen und im Feld “Anschreiben“ könnt ihr ein zusätzliches Anschreiben an den Rechnungsempfänger hinzufügen.
Abschließend könnt ihr die Rechnung generieren oder als Entwurf speichern.

Das System erstellt automatisch eine Rechnung als PDF, die ihr direkt über die Übersichtsseite herunterladen oder per E-Mail versenden könnt.

Buchungen, welche als Verwendungszweck eine im Beleg angegebene Referenznummer enthalten, werden der passenden Rechnung automatisch zugeordnet.

Info:
Weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Rechnungserstellung und zu automatisch generierten Rechnungen findet ihr in euren Einstellungen.



Belege und Scans

Wenn ihr einen bereits existierenden Beleg in easyVerein erfassen möchtet, müsst ihr lediglich eine Kopie des Dokuments (PDF / JPEG) hochladen und den Empfänger, den Gesamtbetrag der Rechnung sowie die Steuer angeben.




Vorlagen erstellen

Wenn ihr häufig die selben Rechnungen erstellen möchtet, könnt ihr diese als Vorlagen anlegen.
Um aus einer Vorlage Rechnung zu erzeugen, könnt ihr die Vorlage aufrufen, nach einem oder mehreren Empfängern suchen und die Rechnung generieren.
Wenn ihr aus einer Vorlage Rechnungen an viel Empfänger erstellen möchtet, könnt ihr in der Mitgliederübersicht nach den gewünschten Mitgliedern filtern und anschließend, über Aktionen –> Rechnung an alle schreiben, die gewünschte Vorlage wählen. So werden alle in der Mitgliederübersicht angezeigten Mitglieder automatisch als Empfänger gesetzt.



Belegdetails

Mit klick auf die Lupe in der Belegübersicht, gelangt ihr in die Detailansicht. Hier findet ihr genaue Angaben zu jedem Belege und das zugehörige Belegbild.

Belegdetails

Hier könnt ihr alle Angaben des Beleges nochmal genauer prüfen, den Beleg einzeln versenden, herunterladen und stornieren. Wenn der Beleg schon verbucht ist, seht ihr hier auch, mit welchen Buchungen er verknüpft wurde.


Zudem könnt ihr mit einem Klick auf das +, genauso wie im Feld „Einnahmen und Ausgaben“, eine Zuordnung zwischen einem Zahlungsvorgang und der Rechnung / dem Beleg vornehmen und mit klick auf den Pfeil direkt zu der verknüpften Buchung springen. Mit Klick auf den Hammer, könnt ihr auch von hier aus eine Mahnstufe auslösen.

Wenn eine Mahnung oder eine Zuwendungsbescheinigung zu dem Beleg erstellt wurde, findet ihr diese unter "Verknüpfte Dokumente". Wenn mit dem Beleg weitere Dokumente verknüpft sind, sehr ihr die Anzahl schon in der Belegübersicht neben der Lupe.



Rechnungen für E-Mail Versand auswählen

Um euch die Arbeit zu vereinfachen, könnt ihr oberhalb der Liste "Rechnungen für E-Mail Versand auswählen" benutzen. Klickt anschließend auf alle Rechnungen, welche ihr versenden möchtet, die gewählten Rechnungen werden grün markiert, und dann auf "Ausgewählte Rechnungen versenden". Anschließend habt ihr die Möglichkeit einen allgemeinen Betreff und einen Text für die E-Mail zu erstellen und die Rechnungen alle auf ein Mal zu versenden.

Wenn ihr Rechnungen per Post versendet und dies markieren möchtet, könnt ihr das ebenfalls in der Funktion umsetzen, indem ihr auf "als versendet markieren" klickt.



Zuwendungsbescheinigung

Wenn ihr auf "Zuwendungsbescheinigungen" klickt könnt ihr anschließend wählen, ob ihr diese neu anlegen, oder eine Zuwendungsbescheinigungen aus Bestehenden belegen erstellen wollt.

Um Zuwendungsbescheinigungen aus Belegen zu erstellen, klickt einfach in untenstehende Liste die gewünschten Belege an und anschließend auf "Zuwendungsbescheinigung erstellen". 


Info: Zuwendungsbescheinigung aus Belegen
Ihr könnt mehrere Belege gleichzeitig in eine Zuwendungsbescheinigung an einen Empfänger umwandeln. Anders als bei der Rechnungserstellung,  ist es aber nicht möglich, mehrere Empfänger gleichzeitig auszuwählen.


Spendenbescheinigung


Wenn ihr Spenden- bzw. Zuwendungsbescheinigungen erstellen wollt, wählt zunächst oben rechts, welcher Vereinstypus auf euch zutrifft. Je nach Art des Vereins gibt es unterschiedliche Vorlagen für die Spendenbescheinigungen.


Unten rechts könnt ihr dann die erforderlichen Daten eingeben. Einige Informationen werden direkt aus eurer Einstellungen unter „Mein Verein“ gezogen. So zum Beispiel Name und Vereinszweck. Diese Daten müsst ihr daher nicht erneut einstellen. Wenn ihr die anderen Informationen entsprechend eingetragen habt, könnt ihr die Bescheinigung über den Button „Vorschau“ neu generieren. Über den Button „Download“ könnt ihr das Dokument abspeichern.


Wenn ihr die Zuwendungsbescheinigung gleich als Beleg in der Software ablegen wollt, klickt auf „Als Beleg speichern“. Ihr werdet dann dazu aufgefordert das Dokument herunterzuladen, zu unterschreiben und erneut hochzuladen. Wenn ihr den dafür vorgesehenen Button verwendet, werden die Daten im „Beleg erstellen“ Formular automatisch ausgefüllt. Ihr müsst nur das Dokument neu hochladen.



Zuwendungsbescheinigung aus Belegen erstellen

In easyVerein habt ihr die Möglichkeit, Sammel-Spendenbescheinigungen an eure Spender zu erstellen. 

Klickt hierzu auf  "Zuwendungsbescheinigung erstellen"  und wählt per Mausklick die die Belege aus, welche in der Zuwendungsbescheinigung erfasst werden sollen.  Die gewählten Rechnungen werden grün markiert. Klickt anschließend erneut auf Zuwendungsbescheinigung erstellen und Ihr seht den Beleg mit der Summe aller Rechnungen.


Auch hier könnt ihr natürlich filtern um euch die Arbeit zu erleichtern. Ebenso könnt ihr ein Mitgliederprofil öffnen und den Reiter "Rechnungen" öffnen. Ganz unten auf der Seite findet ihr den Button "Rechnungsübersicht öffnen". Wenn ihr diesen anklickt, wird euch sofort die gefilterte Übersicht aller Rechnungen des Mitglieds angezeigt. 



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