5.2 Rechnungen & Belege




5.2 Rechnungen & Belege


Hier findet Ihr eine Übersicht über alle gespeicherten Rechnungen & Belege. In der Übersicht seht ihr alle relevanten Informationen zu euren Rechnungen und Belegen. 

Rechnungen & Belege


Ihr könnt eure Belege über die Filterfunktion nach verschiedenen Kriterien filtern, die Spalten sortieren oder durchsuchen und seht auf einen Blick welche Belege schon verbucht sind und welche noch bearbeitet werden müssen und könnt auf der rechten Seite über den Button mit der Lupe Details zu einer Rechnung abfragen oder über den Button mit der Wolke, diese herunterladen. In der Spalte "Zustand" kann folgendes stehen:


Offen: Der Rechnung bzw. dem Beleg wurden noch keinerlei Buchungen zugeordnet

Offen, heruntergeladen: Die Rechnung wurde auf der Seite der Offenen & Anstehenden Posten für einen Lastschrifteinzug heruntergeladen

Gebucht: Der Rechnung wurden eine oder mehrere Buchungen zugeordnet, die die Rechnung ausgleichen

Teilgebucht: Der Rechnung wurden eine oder mehrere Buchungen zugeordnet, es steht aber noch ein Teilbetrag offen

Überbucht: Der Rechnung wurden eine oder mehrere Buchungen zugeordnet, die den Betrag der Rechnung übersteigen

Storniert: Die Rechnung oder der Beleg wurden storniert

Storno zu XX: Stornorechnung zu einer stornierten Rechnung


Wenn ihr Rechnungen mahnt, werden euch in der Spalte "Zustand" die jeweiligen Mahnstufen angezeigt.

Ein Briefumschlag-Icon mit Datum zeigt euch, ob und wann die Rechnung per E-Mail versendet oder als versendet markiert wurde.


Unter "Aktionen" könnt ihr:

Rechnungen für E-Mail Versand auswählen:

Ihr könnt einzelne Rechnungen markieren, aber auch seitenweise aus- oder abwählen oder zuvor einen bestimmten Filter setzen. Nach Klick auf "Ausgewählte Rechnungen versenden" erscheint ein Pop-up-Fenster in dem ihr den E-Mail Betreff und Text definieren könnt. Der Text wird aus der Vorlage für den Rechnungsversand in den Systemeinstellungen übernommen, kann hier aber auch noch geändert oder überschrieben werden.

Um die Rechnungen dann tatsächlich per E-Mail zu verschicken, klickt unten rechts auf "Senden". Über "Als versendet markieren" werden eure Rechnungen als versendet markiert, aber nicht per E-Mail verschickt. Diese Option macht dann Sinn wenn ihr die Rechnungen per Post verschickt und den Versand gerne in der Software dokumentiert haben möchtet.


Rechnungen in der Tabelle herunterladen:

Mit dieser Funktion werden alle angezeigten Rechnungen & Belege gesammelt in einer ZIP-Datei heruntergeladen, pro Beleg gibt es ein eigenes PDF-Dokument.

Wenn ihr nur bestimmte Rechnungen runterladen möchtet, solltet ihr zuvor den passenden Filter setzen. Vor dem Download erscheint noch ein Hinweis ob auch Stornorechnungen mit heruntergeladen werden sollen. Die Beleg-PDF's könnt ihr ausdrucken und dann per Post versenden, oder an E-Mails außerhalb von easyVerein als Anhang versenden.


Sammelaktionen für Rechnungen - folgende vier Sammelaktionen stehen euch zur Verfügung:

  • Löschen: Bitte beachtet hier, dass Rechnungen nur dann gelöscht werden dürfen, wenn sie noch nicht versendet oder als versendet markiert wurden, noch nicht für den Lastschrifteinzug heruntergeladen wurden und wenn Sie nicht verbucht, also einer Zahlung zugeordnet werden. In diesen Fällen müsstet ihr die Rechnungen einzeln stornieren und eine passende Stornorechnung generieren. Gelöschte Rechnungen werden zunächst im Papierkorb zwischengespeichert, erst wenn ihr sie dort final entfernt und in den Einstellungen zum Nummernkreis die fortlaufende Nummer herabsetzt, können die Nummern gelöschter Rechnungen neu vergeben werden.

  • Mahnstufe auslösen: Damit könnt ihr eine der Mahnstufen die ihr in euren Einstellungen hinterlegt, gesammelt auf mehrere Rechnungen anwenden.

  • Mahnstufe verzögern: eine eigentlich schon fällige Mahnstufe könnt ihr über diese Funktion verzögern und ein neues Datum setzen, an dem euch die gewünschten Rechnungen als säumig angezeigt werden.

  • Rechnungen versenden: Erfüllt die gleiche Funktion wie das oben beschriebene "Rechnungen für E-Mail Versand auswählen", zusätzlich könnt ihr hier aber auch noch Mahnungen mit versenden und jede einzelne Mahnstufe einzeln aus- oder abwählen.



Es gibt drei übergeordnete Arten von Belegen, die ihr in der Software erfassen könnt:

Beleg erfassen

Über diesen Button erfasst ihr Belege zu denen bereits ein Belegbild existiert. Vornehmlich bietet sich dieser Weg für Ausgaben an, also wenn ihr als Verein Rechnungen erhaltet. Ihr erfasst im Beleg alle relevanten Daten und könnt dann rechts das Belegbild, also z.B. die erhaltene Original-Rechnung hochladen. Belege könnt ihr aber nicht nur für Ausgaben, sondern auch Einnahmen und weiteres erfassen. Im Feld "Rechnungstyp" wählt ihr einfach das passende.


Beleg erfassen



Rechnung schreiben

Auf dieser Seite könnt ihr neue Ausgangsrechnungen erfassen. In der obersten Leiste werden Rechnungsnummer und Referenznummer automatisch anhand eurer Einstellungen für Nummernkreis und Referenznummer befüllt und das Rechnungsdatum sowie das Lieferdatum auf den aktuellen Tag gesetzt, wenn ihr beim Erstellen die Felder leer lasst. Ihr könnt alle Felder aber auch mit abweichenden eigenen Werten ausfüllen.


Unter "Zahlungspflichtiger / Rechnungssteller" könnt ihr im Suchfeld nach bereits erfassten Mitglieder- oder Adressdatensätzen suchen, damit die Rechnung mit dem Profil verknüpft wird. Wenn kein Profil existiert und ihr auch keines erstellen möchtet, könnt ihr die Daten des Rechnungsempfänger im Eingabefeld darunter auch von Hand eintragen. Soll eine Rechnung mehrere Empfänger haben, klickt rechts auf "Ein Empfänger / mehrere Empfänger".


Im Textfeld oben rechts auf der Seite könnt ihr ein Rechnungsanschreiben verfassen, darunter gebt ihr die Rechnungsposition(en) mit den Pflichtfeldern "Stückzahl", "Einzelpreis" und "Titel" ein.


Wenn ihr unter Einstellungen > Buchhaltung & Finanzen > Rechnungen, die individuellen Angaben und Steuersätze pro Rechnungsposition aktiviert habt, werden euch für jede Rechnungsposition als optionale Felder "Buchungskonto" und "Kostenstelle" und das Feld für den Steuersatz angezeigt. Ist die Einstellung deaktiviert, könnt ihr für die gesamte Rechnung nur einen Steuersatz auf der linken Seite wählen.

Als Rechnungstypen stehen euch folgende zur Wahl:

Einnahmen:


Mitgliedschaftsbeitrag: wenn ihr eure Beitragsrechnungen nicht automatisch generieren wollt oder zusätzlich zur automatischen Erstellung weitere ergänzende Beitragsrechnungen schreiben müsst, könnt ihr diesen Rechnungstyp wählen um später bei Bedarf auch gezielt danach filtern zu können.

Spende: wenn ihr diesen Typ wählt, könnt ihr im Anschluss an die Erstellung des Belegs die Spendenbescheinigung dazu hochladen. Alternativ könnt ihr anstatt eine Rechnung zu schreiben aber auch direkt eine Zuwendungsbescheinigung erfassen, siehe unten.

Sonstige Einnahme: Diesen Typ könnt ihr prinzipiell bei allen Ausgangsrechnungen/Einnahmen für euren Verein wählen, die keine Mitgliedsbeiträge sind.

Guthaben: Wählt diesen Rechnungstyp wenn ihr bei euren Mitgliedern einen bestimmten Betrag als Guthaben für kommende Rechnungen hinterlegen möchtet. Beachtet: Wenn ein Guthaben-Beleg gelöscht wird, wird damit nicht automatisch das Guthaben beim Mitglied entfernt!


Ausgaben:


Ausgabe: Der korrekt Rechnungstyp für sämtliche Ausgaben eures Vereins die keine Gutschrift darstellen. Wenn ihr als Verein Rechnungen von externer Stelle erhaltet, also bereits ein Belegbild existiert, dann solltet ihr Ausgaben nicht als neue Rechnungen sondern als Belege erfassen, siehe "Beleg erfassen" oben auf dieser Seite.

Gutschrift: Wählt diesen Rechnungstyp wenn ihr eine Überweisung oder Rückerstattung an jemanden leisten müsst.


Beachtet: Guthaben und Gutschrift sollten immer klar unterschieden werden. Guthaben (s.o.) stellt eine Einnahme für euch als Verein dar, deren Betrag ihr bei einem Mitglied als Guthaben hinterlegt. Eine Gutschrift bedeutet eine Ausgabe für euren Verein. Wenn ihr als Verein eine Gutschrift von jemandem erhaltet, dann wäre hierfür der Rechnungstyp "Sonstige Einnahme" korrekt.


Unten rechts könnt ihr den Haken setzen, um vorhandenes Guthaben (nur bei Mitgliedern) des Rechnungsempfängers mit der Rechnung zu verrechnen. Diese Funktion kann auch bei mehreren Rechnungsempfängern angewendet werden, das System prüft dann, bei wem Guthaben vorliegt und bei wem nicht.



Bei "Zahlungsinformation" könnt ihr aus folgenden fünf Optionen wählen:

Keine: Auf der Rechnung erscheint kein besonderer Hinweis zur Zahlungsart der Rechnung.


Barzahlung: Es wird der Zahlungshinweis für Barzahlung aus euren Einstellungen auf der Rechnung angezeigt.


Überweisung: Es wird der Zahlungshinweis für Überweisung aus euren Einstellungen auf der Rechnung angezeigt. Ihr könnt bei dieser Einstellung das hinterlegte Bankkonto wählen, auf das die Überweisung erfolgen soll. Wenn ihr die Referenznummern aktiviert habt, erscheint auf der Rechnung dann auch noch der Hinweis, dass die Referenznummer im Verwendungszweck angegeben werden soll.


Lastschrift: Es wird der Zahlungshinweis für Lastschrift aus euren Einstellungen auf der Rechnung angezeigt. Achtet darauf, dass der Rechnungsempfänger valide Bankdaten


Zahlungsart des Rechnungsempfängers übernehmen: Es wird die Zahlungsart aus dem Profil des/der Rechnungsempfänger übernommen.


Über die Buttons unten links könnt ihr die Rechnung dann entweder als Entwurf speichern (falls noch Änderungen zu erwarten sind), die Rechnung generieren oder die bisherigen Eingaben löschen.


Rechnung schreiben


Info:
Alle Einstellungsmöglichkeiten zur Rechnungen und auch zu automatisch generierten Mitgliedsbeitragsrechnungen findet ihr in euren Einstellungen.


Beleg-/Rechnungsdetails

Mit Klick auf die Lupe rechts in der Belegübersicht, gelangt ihr in die Detailansicht zum gewünschten Beleg. Hier findet ihr genaue Angaben zu jedem Beleg / Rechnung und das zugehörige Belegbild bzw. Rechnungs-PDF.


Belegdetails


Im Bereich oben links findet ihr eine Übersicht der Daten des Belegs, also Belegtyp, Datum, Empfänger, Betrag, Fortschritt und Versandstatus.

Wenn euer Beleg bereits einer Zahlung aus dem Bereich Einnahmen & Ausgaben zugeordnet ist, findet ihr die zugeordnete Buchung direkt darunter.

Die mittige Leiste mit Buttons bietet euch folgende Möglichkeiten:


Buttons Belege


Briefumschlag-Icon: es öffnet sich ein Pop-up, über das ihr den Beleg per E-Mail versenden könnt oder den Beleg als versendet markieren könnt. Das Markieren ist für den internen Vermerk gedacht, wenn ihr Belege oder Rechnungen per Post verschickt.


Wolke-Icon: darüber könnt ihr den Beleg als PDF auf euren Rechner / euer Endgerät herunterladen.


Icon mit zwei überlappenden Seiten: kopiert alle Daten des Belegs in einen neuen Beleg, sodass ihr den Beleg kopieren könnt. Lediglich die Belegnummer und Referenznummer muss neu vergeben werden.


Upload-Icon: hier könnt ihr einen Anhang zu ausgewählten Beleg hochladen, z.B. ein PDF oder auch eine Bilddatei.


Roter Papierkorb-Icon: darüber könnt ihr die Rechnung löschen (falls noch nicht verschickt, verbucht oder für den Lastschrifteinzug heruntergeladen) oder stornieren. Gelöschte Rechnungen werden noch für bis zu 30 Tage im Papierkorb zwischengespeichert.


Icon mit Pfeil nach links: führt bei bereits verbuchten Belegen zur zugeordneten Buchung bei den Einnahmen & Ausgaben


Icon mit +: wird nur bei unverbuchten Belegen angezeigt, hierüber könnt ihr zum Beleg eine passende Buchung bei den Einnahmen & Ausgaben neu erstellen, einen Anhang oder eine Spendenbescheinigung hochladen.


Icon mit Hammer: wird nur bei offenen oder teilgebuchten Belegen angezeigt, hierüber könnt ihr für den Beleg eine eurer in den Einstellungen hinterlegten Mahnstufen anwenden.



Auf der rechten Seite der Belegdetails findet ihr bei Rechnungen das Rechnungs-PDF, bei Eingangsbelegen das Belegbild und könnt das PDF direkt herunterladen oder ausdrucken.

In der Infobox "Positionen des Dokuments" findet ihr eine Aufstellung der einzelnen Beleg- bzw. Rechnungspositionen. Bei Rechnungsposten könnt ihr hier auch noch Buchungskonto und Kostenstelle der Posten nachträglich bearbeiten.


Unter "Verknüpfte Dokumente" findet ihr sowohl Mahnungen zu Rechnungen als auch sonstige hochgeladene Anhänge wie Spendenbescheinigungen.



Entwürfe und Vorlagen erstellen und verwalten

Wenn ihr Rechnungen oder Belege schon im Voraus erfassen möchtet, noch Änderungen zu erwarten sind oder ihr regelmäßig sehr ähnliche Rechnungen schreiben müsst, könnt ihr dazu Entwürfe und/oder Vorlagen verwenden.


Auf der Übersichtsseite ganz unten findet ihr die entsprechenden Bereiche:


Entwürfe und Vorlagen


Einen Entwurf könnt ihr entweder hier über "+ Neu" erfassen oder aus der normalen Rechnungsmaske generieren. Ihr könnte alle relevanten Daten für den Beleg oder die Rechnung eingeben, nach dem Speichern wird euch der Entwurf dann in der Liste der Entwürfe angezeigt und kann dort jederzeit für eine weitere Bearbeitung und das finale Erstellen des Belegs wieder aufgerufen werden.


Wenn ihr aus einem Entwurf den finalen Beleg generiert, verschwindet der Entwurf aus der Liste. Das Erstellen von Entwürden empfiehlt sich besonders für Belege, bei denen noch Änderungen zu erwarten sind, denn diese dürfen bei erstellten Belegen nicht mehr vorgenommen werden.



Vorlagen bieten sich besonders an, wenn ihr regelmäßig Rechnungen oder Belege auf ein und derselben Grundlage erstellen müsst, z.B. für die Abrechnung eurer Übungsleiter oder für Beitragsrechnungen für unterjährig eintretende Mitglieder.


Klickt auch hier auf "+ Neu" um eine neue Vorlage zu erstellen. Nachdem ihr einen Namen für die Vorlage und alle relevanten Daten eingetragen und die Vorlage gespeichert habt, findet ihr diese in der Liste der Vorlagen und könnt sie dort jederzeit für weitere Bearbeitungen aufrufen. Aus Vorlagen könnt ihr ebenfalls Entwürfe erstellen oder den Beleg generieren. Nach dem Generieren des Beleges bleibt die Vorlage erhalten und kann weiter verwendet werden.


Wenn ihr besonders viele Empfänger für eine Rechnungsvorlage auswählen wollt, könnt ihr eure Mitgliederliste beliebig filtern und dann über Aktionen > Manuell Rechnung an alle in der Tabelle schreiben, die gewünschte Rechnungsvorlage laden.



Zuwendungsbescheinigung

Wenn ihr auf der Übersichtsseite auf "+ Zuwendungsbescheinigung" klickt, könnt ihr anschließend wählen, ob ihr diese neu anlegen, oder eine Zuwendungsbescheinigungen aus bestehenden Belegen erstellen wollt.

Zuwendungsbescheinigung



Um Sammelbescheinigungen aus Belegen zu erstellen, markiert einfach in der untenstehende Liste die gewünschten Belege mit der linken Maustaste. Die Belege werden grün markiert sobald diese ausgewählt wurden & Belege die nicht auswählbar sind (z.B. Ausgaben oder unverbuchte Belege) sind rot markiert. Sobald ihr die Belege für die ihr eine Sammelspendenbescheinigung erstellen möchtet ausgewählt habt, könnt ihr auf "Zuwendungsbescheinigung erstellen" klicken. 


Um das Markieren der gewünschten Belege zu erleichtern könnt ihr zuvor über die Filterfunktion z.B. nach einem bestimmten Zeitraum oder einem bestimmten Empfänger filtern oder ihr klickt auf "Zuwendungsbescheinigung automatisch verknüpfen", es werden dann alle Belege nach Empfänger sortiert zur Auswahl angeboten. Ebenso könnt ihr ein Mitgliederprofil öffnen und den Reiter "Rechnungen" öffnen. Ganz unten auf der Seite findet ihr den Button "Rechnungsübersicht öffnen". Wenn ihr diesen anklickt, wird euch sofort die gefilterte Übersicht aller Rechnungen & Belege des Mitglieds angezeigt.


Info: Zuwendungsbescheinigung aus Belegen
Ihr könnt mehrere Belege gleichzeitig in eine Zuwendungsbescheinigung an einen Empfänger umwandeln. Anders als bei der Rechnungserstellung,  ist es aber nicht möglich, mehrere Empfänger gleichzeitig auszuwählen.



Nach Klick auf "Zuwendungsbescheinigung erstellen" öffnet sich folgendes Fenster, genauso wenn ihr auf der Seite der Einnahme & Ausgaben aus einer Buchung heraus auf "Zuwendungsbescheinigung erfassen" klickt:


Zuwendungsbescheinigung erstellen


Wählt zunächst oben rechts, welcher Vereins- bzw. Spendentyp für euren Fall zutrifft. Je nach Art des Vereins gibt es unterschiedliche Vorlagen für die Spendenbescheinigungen, z.B. für Sachspenden bei gemeinnützigen Vereinen


Darunter könnt ihr dann die erforderlichen Daten eingeben. Allgemeine Informationen werden direkt aus euren Einstellungen unter „Einstellungen" > "Buchhaltung & Finanzen" > "Zuwendungsbescheinigung" gezogen. Diese Daten müsst ihr daher nicht erneut einstellen.

Betrag, Datum und Adresse (verknüpftes Mitglieder- oder Adressprofil) solltet ihr eingeben und kontrollieren. Ihr müsst dann noch wählen ob es sich um direkten Geldfluss oder Verzicht auf Erstattung handelt und ob es um Mitgliedsbeitrag geht oder nicht.


Wenn ihr all diese Informationen entsprechend eingetragen habt, könnt ihr die Bescheinigung über den Button „Vorschau“ aktualisiert betrachten. Über den Button „Download“ könnt ihr das Dokument herunterladen und über "Als Beleg speichern" den Beleg generieren. Ob ihr die PDF-Spendenbescheinigung dann noch ausdrucken, von Hand unterschreiben und wieder zum Beleg verknüpfen müsst oder das Erstellen des Beleges ausreicht, hängt davon ab ob ihr unter "Einstellungen" > "Buchhaltung & Finanzen" > "Zuwendungsbescheinigungen", die vollelektronische Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen aktiviert habt oder den klassischen Weg mit händischer Unterschrift.



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