5.4 Offene & Anstehende Posten




5.4 Offene & Anstehende Posten


Offene & Anstehende Posten



Im Bereich "Offene und Anstehende Posten" findet ihr eine einer Übersicht aller offenen und teilbezahlten Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege.



Offene Ausgangsrechnungen

Bei den Ausgangsrechnungen steht die jeweilige Zahlungsart der Rechnung immer mit dabei. "Lastschrift ausgewählt" bedeutet, dass neben der gewählten Zahlungsart auch die notwendigen Daten (IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Mandatsdatum) hinterlegt sind und die Rechnung eingezogen werden kann. Bei "Lastschrift nicht möglich" solltet ihr die Lastschriftdaten im jeweiligen Mitglieder- oder Adressprofil prüfen.


Zur Auswahl der gewünschten Rechnungen für den Lastschrifteinzug findet ihr unter "Filterfunktion" verschiedene Zeitfilter und könnt über "Weitere Filter" nach weiteren Kriterien wie z.B. Mitgliedschaftsgruppe, Rechnungstyp oder Zustand filtern.


Ihr könnt dann entweder über die Checkboxen links einzelne Rechnungen markieren, über die obere Checkbox alle Rechnungen auf der angezeigten Seite, oder ganz unten links alle offenen Ausgangsrechnungen auf allen Seiten markieren. Rechnungen mit anderen Zahlungsarten als "Lastschrift" oder mit dem Status "Lastschrift nicht möglich" können nie für den Lastschrifteinzug gewählt werden.


Wenn ihr die gewünschten Rechnungen für den Einzug ausgewählt habt, klickt unten rechts auf "Lastschrifteinzug generieren":


Offene & Anstehende Posten


In diesem Fenster könnt ihr noch einmal alle relevanten Daten für den Einzug überprüfen. Bankverbindung und Gläubiger-ID werden automatisch vorausgefüllt, wenn ihr diese Infos in euren Stammdaten erfasst habt. Das Einzugsdatum könnt ihr selbst festlegen, achtet darauf, dass es ein Bankarbeitstag ist, der mindestens 2 Tage in der Zukunft liegt.


Wir empfehlen euch, vor jedem Einzug einmal die Validierung durchzuführen, die offensichtliche Fehler im Aufbau der SEPA Pain Datei anzeigt. Ist auch dies erledigt, könnt ihr auf "Sammellastschrift" oder "Einzelbuchungen" klicken um die SEPA Pain Datei für den Lastschrifteinzug zu generieren.


Je nach Anzahl der enthaltenen Rechnungen wird die Datei direkt auf euren Rechner heruntergeladen oder der Download läuft im Hintergrund und ihr könnt die Datei dann oben rechts in der Kopfzeile der Software bei den laufenden & abgeschlossenen Hintergrundprozessen herunterladen.


Die runtergeladene SEPA Pain Datei könnt ihr dann im Online Banking Bereich eurer Bank beim passenden Upload-Feld wieder hochladen, sodass die Bank den Einzug ausführen kann.


Wie ihr eure Sammellastschriften nach dem Einzug schnell und einfach verbucht, könnt ihr hier nachlesen.



Offene Eingangsbelege

Die Liste der Eingangsrechnungen dient als "Gegenstück" zu den offenen Ausgangsrechnungen als Übersicht eurer anstehenden Überweisungen. Wie auch in den Ausgangsrechnungen, könnt ihr hier eine SEPA Pain Datei für Überweisungen erzeugen.


Das Prozedere ist nahezu identisch wie beim Erstellen der Lastschriftdatei für Ausgangsrechnungen. Achtet darauf, dass eure Eingangsbelege mit Mitglieder- oder Adressprofilen verknüpft sind, die eine valide Bankverbindung (IBAN, BIC) hinterlegt haben. Ist das nicht der Fall, können die Belege nicht für die SEPA Pain Überweisungsdatei ausgewählt werden.


Bitte prüft eure Lastschrift- und Überweisungdateien sorgfältig auf ihre Richtigkeit bevor ihr sie bei der Bank hochladet. Wir übernehmen keine Gewähr für anfallende Gebühren bei fehlerhaft ausgeführten SEPA Lastschriften.



Mahnungen auslösen

Wenn ihr euch bei den offenen oder teilbezahlten Ausgangsrechnungen befindet, seht ihr in der Spalte "Zustand" jeweils die aktuelle Mahnstufe und die Zeit bis zur nächsten geplanten Interaktion / nächsten Mahnstufe. Die Mahnstufen werden nicht automatisch ausgelöst - es wird jedoch farblich hervorgehoben welche Rechnung dein Eingreifen erfordert.


Bei diesen Rechnungen könnt ihr über das Hammer-Symbol die nächste Mahnstufe auslösen. Ihr landet automatisch auf der Detailseite einer Rechnung und könnt den ausgewählten Mahnungstext und die Mahngebühr anpassen. Sobald ihr auf "Erstellen" drückt, wird die zugehörige Mahnung erstellt und der Zustand / Fortschritt der Rechnung entsprechend weiter vor gesetzt.


Über "Aktionen" > "Sammelaktionen für Rechnungen", könnt ihr Mahnungen auch gesammelt für mehrere Rechnungen gleichzeitig auslösen.


Wenn ihr eine Zahlung nicht realisieren könnt, kann dies ebenfalls als Mahnstufe gesetzt werden. Somit taucht die Rechnung dann nicht mehr in der Liste offener Posten auf. Der offene Restbetrag wird ausgebucht.


Info: Mahnstufen einrichten
Die einzelnen Mahnstufen könnt ihr in den 
Einstellungen vordefinieren.



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