4.0 Adressverwaltung




4.0 Adressverwaltung


Aderssverwaltung


Über das Vereinsadressbuch seht ihr die Adressen eure Mitglieder und könnt zusätzlich externer Partner, Lieferanten und Sponsoren erfassen. Dabei funktioniert das Anlegen, Filtern und Exportieren völlig analog zur Mitgliederverwaltung. Kontakte im Adressbuch können sich jedoch nicht anmelden und benötigen daher keine Login E-Mail Adresse. Außerdem fehlen einige Angaben wie z.B. das Beitritts- und das Austrittsdatum und natürlich die Mitgliedschaftsgebühren.

Ihr werdet erkennen, dass in der ersten Spalte bei einigen Kontakten Link-Ketten eingeblendet werden. Bei diesen Einträgen handelt es sich um Adressen, die zu einem Mitglied gehören. Über das Link-Symbol kommt ihr direkt zum Profil des jeweiligen Mitglieds und könnt die Daten dort ändern. Adressen von Mitgliedern können nicht gelöscht werden, solange ein zugeordnetes Mitglied existiert.



Info: Mitglieder löschen
Wenn ein Mitglied gelöscht wird bleiben seine Kontaktdaten im Adressbuch erhalten - lediglich die Verknüpfung wird entfernt. Wenn die Daten später einmal benötigt werden sind diese auch nach der Löschung noch im Adressbuch vorhanden. Werden die Daten nicht mehr benötigt, können sie nach dem Löschen des Mitglieds ebenfalls entfernt werden.


Adressen von Mitgliedern könnt ihr direkt über das Adressbuch oder im Mitgliederprofil verändern. Die Adressen von externen Kontakten könnt ihr direkt über die Adressbuchseite ändern - hier gibt es keine detaillierte Profilansicht. Ihr könnt allerdings im "Anzeigen" Popup alle Stammdaten der Kontakte sehen und auch die verknüpften Rechnungen herunterladen.

Wie für eure Mitglieder, könnt ihr auch Adressgruppen anlegen und so eure Kontakte noch übersichtlicher sortieren.  

Eure Adressen können mit verschiedenen Filtern eingegrenzt werden, um nur bestimmte Adressen zu sehen. Diese könnt ihr dann nutzen um Sammelrechnungen zu erstellen, Serienbriefe zu schreiben oder in CleverReach für das Erstellen von Newsletter verwenden.


Adressen Filtern



Info: Filterfunktion
Gespeicherte Filter bleiben auch nach dem Neuladen der Seite aktiv. Wenn ihr beim Aufrufen der Seite nur eine unvollständige Liste eurer Mitglieder vor euch seht vergewissert euch, dass ihr keine Filter aktiv habt. Klickt dazu auf "Filter hinzufügen" um alle aktiven Filter zu sehen.



Aktionen 

Hier stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Ihr auf euer Adressbuch anwenden könnt.

Wenn ihr "Tabelle anpassen" wählt, erscheinen alle individuellen und Standardfelder, welche in eurem Adressbuch angelegt sind. Klickt auf ein Feld und zieht es an den von euch gewünschten Platz, um eure Adressliste nach euren Wünschen anzulegen. Zudem könnt ihr eure Standardsortierung und die Größe eurer Tabelle festlegen.

Wenn ihr auf "Nachricht an alle schreiben" klickt, öffnet sich die Serienbrief Funktion. 
Im Empfängerfeld werden automatisch alle angezeigten Adressen aus eurer Liste hinterlegt. Je nachdem ob ihr eure Adressliste gefiltert habt, wird der Brief an alle Adressen oder an die gefilterte Auswahl erstellt.

Wenn ihr auf "Rechnungen an alle schreiben" klickt, öffnet sich die Funktion Rechnungen und Belege anlegen.
Im Empfängerfeld werden auch hier automatisch alle angezeigten Adressen aus eurer Liste hinterlegt. Je nachdem ob ihr eure Adressliste gefiltert habt, wird die Rechnung an alle Adressen oder an die gefilterte Auswahl erstellt.



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