12.3 Buchhaltung & Finanzen




12.3 Buchhaltung & Finanzen


Bankkonten

Hier könnt ihr eure Vereinskonten anlegen und easyVerein anschließend mit eurem Onlinebanking verknüpfen.

Tragt dazu alle Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein und klickt auf "Konto hinzufügen".

Alle hinzugefügten Konten werden nun unterhalb in einer Liste angezeigt. 

Wenn ihr die Konten mit dem Onlinebanking verbinden wollt, klickt unterhalb des gewünschten Kontos auf "Mit dem Onlinebanking verknüpfen". Jetzt wird euch eine Auswahl an Banken angezeigt. Ganz oben in der Auflistung könnt ihr in die Suche den Namen eurer Bank eintragen und es werden alle verfügbaren Banken angezeigt. Wählt nun eure Bank aus und ihr werdet aufgefordert, die Zugangsdaten zu eurem Onlinebanking einzugeben. Tragt diese ein und klickt auf "Authentifizierung fortsetzen". Nun werdet ihr mit eurem Onlinebanking verbunden.


Info: Fehlermeldung
Sollte bei der Authentifizierung eine Fehlermeldung erscheinen überprüft bitte zuerst, ob eure Daten richtig eingetragen wurden. Habt ihr dies sichergestellt, schaut bitte im Postfach eures Onlinebankings nach, ob dort eine Aufforderung eurer Bank eingegangen ist, dass ihr vor der Verbindung zu easyVerein zusätzliche Bedingungen erfüllen müsst.



Abteilungen und Projekte

Hier könnt ihr eigene Abteilungen und Projekte anlegen, um diesen später Buchungen zuzuordnen.

Tragt dafür einfach ein Kürzel und den Namen der Abteilung/des Projektes ein, wählt eine Farbe aus um später besser unterscheiden zu können und klickt auf "Abteilung/Projekt hinzufügen". 

Anschließend werden euch eure Abteilungen und Projekte in der Buchhaltung unter "Einnahmen & Ausgaben" zur Auswahl gestellt. Die gewählte Abteilung/das gewählte Projekt wird anschließend  neben der Buchung angezeigt und die zugeordneten Buchungen werden in der Finanzauswertung aufgeschlüsselt dargestellt.



Kontenrahmen und Auswertung

In easyVerein stehen verschiedene Standardkontenrahmen zur Auswahl. Neben dem SKR49, welcher speziell an die Bedürfnisse von Vereine angepasst ist, können auch Kontenrahmen aus dem Geschäftsbetrieb und Kontenrahmen anderer Länder gewählt werden. 

In easyVerein ist es möglich einen eigenen Kontenplan anzulegen. Man sucht sich dazu einfach aus der Kontenrahmenliste (linke Liste) einen aus und klick im Anschluss auf dieses Konto. Nun erscheint dieses Konto unter Kontenplan (rechte Liste) und ist somit dort vorgemerkt, es muss dann nur noch mit einem Klick auf den Speicher Button bestätigt werden.

Sie werden diesen Kontenplan dann in "Einnahmen & Ausgaben" statt des vollständigen Kontenrahmens sehen und haben so eine übersichtlichere und vereinfachte Liste.

Zusätzlich zu den voreingestellten Standardkontenrahmen habt ihr hier die Möglichkeit, eigene Kontenrahmen hinzuzufügen.

Tragt dafür einfach ein Kürzel und den Namen der Buchungskontos ein und klickt auf "Buchungskonto hinzufügen". 

Anschließend werden euch eure Buchungskonten in der Buchhaltung unter "Einnahmen & Ausgaben" zur Auswahl gestellt. 

Das ausgewählte Konto wird anschließend  unter der Buchung angezeigt und die dem Buchungskonto zugeordneten Buchungen werden in der Finanzauswertung aufgeschlüsselt dargestellt.

Es ist möglich selbst definierte Steuersätze anzulegen, um so je nach Bedarf diese in den Rechnungen zu benutzen. Wenn ein Steuersatz angelegt wurde, kann man ihn bei der Erstellung einer neuen Rechnung unter dem Punkt Steuersatz auswählen.


Rechnungen

Unter dem Reiter "Rechnungen" habt ihr verschiedene Möglichkeiten Voreinstellungen für eure Rechnungserstellung anzulegen. 

Im Feld "Nummernkreis" könnt ihr einstellen, wie eure Rechnungsnummer dargestellt wird. Tragt hier die Bezeichnung ein und als Platzhalter für die spätere Rechnungsnummer eine # (z.B. Re-Nr. #)

Unter "Nächste Rechnungsnummer" tragt ihr die Zahl ein, welche als nächste Rechnungsnummer vergeben werden soll. 

Wenn ihr bei der Rechnungserstellung keine Rechnungsnummer eintragt, werden die Rechnungsnummern automatisch fortlaufend vergeben,  zudem gibt es die Möglichkeit dies selber einzustellen.

Es gibt die Möglichkeit Zahlungshinweise zu definieren, welche in allen generierten Rechnungen abgedruckt werden. Diese können ähnlich wie Serienbriefe mit Platzhaltern versehen werden. Eine Liste mit allen Platzhaltern findest du hier.

Im folgenden gibt es nach die Option ein Standardkonto selbst auszuwählen, welche für allgemeine Zahlungen verwendet wird. Zudem ist es möglich den Status der Rechnung im Mitgliederprofil An und Aus zustellen.

In easyVerein gibt es die Möglichkeit die Buchhaltung festzuschreiben. Dazu muss ein Datum in das Feld eingetragen werden und anschließend durch den Button "Festschreiben" bestätigt werden.

Wenn sie dies getan haben, können sie Buchungen und Rechnungen vor diesem Datum nicht mehr bearbeiten und auch nicht mehr löschen.

Info: Achtung
Es ist nicht mehr möglich dieses Datum zu löschen nachdem es einmal gewählt wurde.


Beitragsrechnungen

Hier habt ihr die Möglichkeit, verschiedene Voreinstellungen für den Einzug der Mitgliedsbeiträge einzustellen.

Zuerst könnt ihr wählen, ob und wie viel Steuern in eurem Mitgliedsbeitrag enthalten sind.

Wenn ihr möchtet, dass die Beitragsrechnungen automatisch erstellt werden, aktiviert "Automatische Rechnungen an Mitglieder".
Achtet darauf, dass im Mitgliederprofil alle Daten zur Rechnungserstellung vollständig und korrekt angegeben sind.

Unter "Rechnungen vor Rechnungsdatum generieren" könnt ihr einstellen, dass die Rechnungen bis zu 30 Tage vor dem eigentlichen Rechnungsdatum erstellt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn ihr Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen möchtet und die Beiträge am Rechnungsdatum vom Mitgliedskonto abgehen sollen.

Das Konto, welches auf allen Rechnungen als Empfängerkonto angegeben werden soll, könnt ihr unter "Standardkonto Mitgliedschaftsgebühren" einstellen. Zudem könnt ihr eine Standard Buchungskonto für Mitgliedschaftsgebühren festlegen.



Mahnstufen 

Um das Mahnwesen zu nutzen, müsst ihr zunächst die verschiedenen Mahnstufen definieren. 

Ihr könnt für die verschiedenen Stufen (Zahlungshinweise, Mahnungen, etc.) eigene Namen und Anschreiben zuordnen. 

Ferner könnt ihr festsetzen, nach wie vielen Tagen die nächste Stufe ausgelöst werden soll und welche Mahngebühren ihr erhebt. 

Diese Mahnstufen zeichnen dann den Ablauf einer Rechnung im Zahlungsverzug. Ihr könnt den Ablauf in der chronologischen Darstellung betrachten.



Zuwendungsbescheinigungen

Hier könnt ihr alle wichtigen Daten über euren Verein einmal ausfüllen. Wir haben euch verschiedene Vorlagen aus dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung in easyVerein hinterlegt. Wenn ihr alle Felder ausfüllt, werden diese anschließend beim Erstellen von Zuwendungsbescheinigungen vorausgefüllt und ihr müsst euch die Arbeit nur einmal machen.

Tragt unter "Vereinszweck" eine kurze Beschreibung eures Vereinszwecks ein. Dieser ist auf Zuwendungsbescheinigungen immer anzugeben.

Wenn euer Verein nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 des Körperschaftssteuergesetzes von der Körperschaftssteuer und nach § 3 Nr. 6 des Gewerbesteuergesetzes von der Gewerbesteuer befreit ist, gebt unter "Freistellungssteuerbescheid" das Datum des Freistellungsbescheids und dessen Veranlagungszeitraum an.

Unter "Satzungsgemäße Voraussetzung" könnt ihr das Datum des zugehörigen Bescheides vom Finanzamts eintragen, der nachweist, dass euer Verein §§ 51, 59, 60 und 61 AO erfüllt.

Als letztes könnt ihr nun noch das  zuständige Finanzamt eintragen.



Steuerberaterzugang

Hier werdet ihr zu unseren Integrationen & Apps weitergeleitet. 

Wenn ihr den Steuerberaterzugang aktiviert, könnt ihr eurem Steuerberater Zugang zu easyVerein gewähren und einstellen welche Berechtigungen er erhalten soll.



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