2.0 Mitgliederverwaltung




2.0 Mitgliederverwaltung


Mitgliederübersicht


In der Mitgliederverwaltung könnt ihr alle Mitglieder mit all ihren Stammdaten erfassen und verwalten.

In der Liste "Mitgliederübersicht" werden dazu die wichtigsten Stammdaten eurer einzelnen Mitglieder angezeigt. Diese können über die Menüleiste oben rechts nach zahlreichen Eigenschaften gefiltert werden, damit ihr genau die Datenansicht erhaltet, die ihr gerade benötigt (z.B. nur alle aktiven Mitglieder, die vor einem bestimmten Tag beigetreten sind). Nach dem Setzen eines Filters lädt die Tabelle automatisch mit den entsprechenden Daten neu.


Über die Schaltfläche, die rechts neben jedem Mitglied in der Liste angezeigt wird, landet ihr auf dem Mitgliederprofil, in dem ihr die Details über das Mitglied ansehen und verändern könnt. Mehr dazu findet ihr im entsprechenden Abschnitt der Dokumentation.



Aktionen 

Hier stehen euch verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Ihr auf die komplette oder gefilterte Mitgliederliste anwenden könnt.



Tabelle anpassen

Wenn ihr "Tabelle anpassen" wählt, erscheinen alle individuellen und Standardfelder, welche in euren Mitgliederprofilen angelegt sind. Klickt auf ein Feld und zieht es an den von euch gewünschten Platz im Bereich "Spalten in der Tabelle", um eure Mitgliederübersicht nach euren Wünschen anzulegen. Zudem könnt ihr eure Standardsortierung und die Größe eurer Tabelle festlegen.



Nachricht an alle in der Tabelle schreiben

Wenn ihr auf "Nachricht an alle schreiben" klickt, öffnet sich die Serienbrief Funktion. Im Empfängerfeld werden automatisch alle in der Übersicht angezeigten Mitglieder aus eurer Liste hinterlegt. Je nachdem ob ihr eure Mitgliederliste gefiltert habt, wird der Brief an alle Mitglieder oder an die gefilterte Auswahl erstellt.

Info:
Zum E-Mail Versand wird immer die primäre E-Mail Adresse verwendet. Bitte prüft vor dem Versand, ob hier die richtige Adresse eingestellt wurde. Unter Prüfen & Ändern könnt ihr die primäre E-Mail Adresse gesammelt für alle Mitglieder ändern.



Rechnung an alle in der Tabelle schreiben

Wenn ihr auf "Rechnung an alle schreiben" klickt, öffnet sich ein Fenster in dem ihr eine Vorlage wählen könnt. 

Wenn ihr keine Vorlage verwenden möchtet, wählt einfach "Keine Vorlage benutzen" und es öffnet sich die Funktion Rechnung / Beleg anlegen. Im Empfängerfeld werden auch hier automatisch alle angezeigten Mitglieder aus eurer Liste hinterlegt. Je nachdem ob ihr eure Mitgliederliste gefiltert habt, wird die Rechnung an alle Mitglieder oder an die gefilterte Auswahl erstellt.



Zugangsdaten an alle in der Tabelle schicken

Mit der Funktion "Zugangsdaten an alle schicken" könnt ihr an alle Mitglieder, oder an eure gefilterte Auswahl, eine automatisierte E-Mail versenden, in der alle Mitglieder dazu aufgerufen werden, über einen persönlichen Link ein neues Passwort zu wählen.  



Import

Um eure Mitgliederprofile schnell und einfach in easyVerein zu erstellen, könnt ihr eine CSV Datei mit allen Daten eurer Mitglieder hochladen. Die Daten werden dann automatisch als Profile angelegt. 

Mitglieder Import

Für den Import benötigt ihr nur eine Tabelle mit Kopfzeile, in welcher ihr die Spalten benennt. 

Wie auch beim manuellen Anlegen von Mitgliedern, sind Vorname, Nachname und Login E-Mail Adresse/Benutzername zwingend erforderlich. Solltet ihr von Mitgliedern keine E-Mail Adresse vorliegen haben, könnt ihr alternativ auch einmalige Benutzernamen als Platzhalter verwenden. 

Neben allen Daten aus dem Mitgliederprofil, wie beispielsweise Name, Adresse, Bankdaten, Informationen zum SEPA Mandat und Informationen zum Mitgliedsbeitrag, könnt ihr vorab individuelle Felder anlegen und diese ebenfalls mit eurer Tabelle importieren. 

Wenn Ihr eure Tabelle fertig zusammengestellt habt, speichert diese als kommagetrennte CSV mit UTF-8 Codierung ab. 

In der Mitgliederübersicht könnt Ihr die Tabelle nun unter "Import" hochladen. Wenn ihr die Datei hochgeladen habt, werden euch alle Spalten eurer Tabelle und daneben alle Auswahlfelder von easyVerein angezeigt. 

Erkennt die Software einen Zusammenhang zwischen euren Spalten und den Feldern von easyVerein, werden diese automatisch zugeordnet. Wenn in einem Feld "Ignorieren" steht, kann die Software das Feld entweder nicht automatisch zuordnen, oder das Feld existiert nicht. Klickt dann einfach auf "Ignorieren" und schaut, ob ihr in der Liste ein passendes Feld zur Auswahl findet.

Möchtet ihr eure Mitglieder sofort per E-Mail über ihre Zugangsdaten informieren, setzt nun noch den Haken bei "Zugangsdaten zur Software per Email an die Mitglieder versenden". 

Wenn alle Felder nach euren Wünschen zugeordnet sind, drückt einfach auf speichern und alle Profile werden erstellt und alle Mitglieder gleichzeitig per E-Mail informiert. 


Info: Fehlermeldung
Sollte beim Import eine Fehlermeldung erscheinen, findet ihr ganz unten auf der Seite eine Beschreibung des Fehlers und einen CSV Dateien mit den Fehlern, die ihr herunterladen könnt. Solltet ihr den Fehler nicht selbst beheben können, schreibt uns einfach eine E-Mail und sendet diese Datei mit.



Export

Wählt ihr oben rechts unter "Aktionen" ein Export-Format (verfügbar sind derzeit vCard, XLSX, CSV und PDF) , könnt ihr eure Mitgliederdaten als beliebige Liste exportieren. 

Wenn Ihr über Filter eine Auswahl eurer Mitglieder vornehmt, könnt ihr anschließend einen Export der gefilterten Auswahl vornehmen.

Wenn ihr einen Export für alle Mitglieder vornehmen möchtet und ein Filter gespeichert ist, klickt einfach auf "Filterfunktion" und dort auf "Filter zurücksetzen". Nun könnt ihr für alle Mitglieder Daten exportieren. 

Beim Export als CSV oder XML könnt ihr wählen, ob alle hinterlegten Daten der angezeigten Mitglieder, oder nur die in der in der Übersicht angezeigten Spalten exportieren werden sollen. 
Beim Export als PDF werden immer die in der Tabelle angezeigten Spalten exportiert.

Um die Spalten in der Tabelle anzupassen, klickt einfach auf "Aktionen" –> "Tabelle anpassen" und zieht die gewünschten Felder an den gewünschten Platz im Bereich "Spalten in der Tabelle".

Info: ehemalige Mitglieder
Standardmäßig werden ehemalige Mitglieder weiterhin in easyVerein verwaltet aber als "ausgetreten" gekennzeichnet.
Auf dem Pfeil oben rechts, neben "Filterfunktion" findet ihr einen Schnell-Filter, mit dem ihr explizit ehemalige/aktive Mitglieder ein bzw. ausschließen könnt.



Filterfunktion

Filterfunktion

In der Filterfunktion könnt ihr euch nach zahlreichen Kriterien einmalige Filter anlegen, oder individuelle Filter speichern um diese häufiger zu verwenden. Ihr könnt hier wählen, ob die angegebenen Filter alle zutreffen müssen (UND) oder nur ein gesetzter Filter zutreffen muss (ODER). 

Um einen gespeicherten Filter zu laden, klickt auf den Pfeil neben der Filterfunktion. Hier sind alle Standard Filter und eure individuell angelegten Filter aufgelistet. 

Um einen angelegten Filter zu bearbeiten oder zu löschen, müsst ihr einfach nur neben dem Filter auf das Bearbeiten-Symbol klicken. 


Info: aktive Filter
Gespeicherte Filter bleiben auch nach dem Neuladen der Seite aktiv. Wenn ihr beim Aufrufen der Seite nur eine unvollständige Liste eurer Mitglieder vor euch seht vergewissert euch, dass ihr keine Filter aktiv habt. Klickt dazu auf "Filterfunktion" um alle aktiven Filter zu sehen.



Mitglieder anlegen

Mitglied_anlegen

Über den Button "Person hinzufügen" bzw. "Firma hinzufügen" oben links könnt ihr neue Mitglieder zu eurem Verein hinzufügen.

In unserer Software hat grundsätzlich jedes Mitglied die Möglichkeit einen eigenen Zugang zum System zu erhalten. Aus diesem Grund ist es erforderlich eine Login E-Mail Adresse oder einen Benutzernamen zu jedem Mitglied zu hinterlegen. Diese Adresse wird benötigt um sich anzumelden und wird für den Versand von Informationen und E-Mails, die ihr im System auslöst, verwendet. Wenn ihr den Haken bei "Einladung  mit Link zum Festlegen eines eigenen Passworts senden" setzt, wird der Nutzer darüber informiert, dass der Account angelegt wurde und er erhält seine persönlichen Zugangsdaten per E-Mail.

Wenn ihr euch entscheidet die Zugänge vorerst zurückzuhalten oder die Zugangsdaten den Mitgliedern selbst mitzuteilen, lasst diesen Haken raus. 

Von den verbleibenden Feldern sind nur  Vor- und Nachname Pflichtfelder. Die anderen Angaben sind optional, diese können dann im Profil der Mitglieder ergänzt werden.


Info: Personen- und Firmenkontakte
Die Software unterscheidet zwischen Privat- und Firmenkontakten. Firmenkontakte haben keinen Vor- und Nachnamen sowie keine private Anschrift / privaten Kontaktdaten. Auch der Geburtstag fehlt bei Firmenmitgliedern. Der Firmenname wird als Ersatz für Vor- und Nachnamen verwendet und ist daher eine Pflichtangabe.



Mitglieder Login

Eure Mitglieder können - je nach Freigabe durch den Administrator - mit ihrem Zugang verschiedene Elemente aus der Vereinsverwaltungssoftware einsehen und ihre eigenen Stammdaten aktualisieren. In den Einstellungen könnt ihr wählen welche Informationen freigeschaltet werden sollen. Außerdem könnt ihr über den Punkt "Mitgliederbereich" selbst Zugriff auf das Mitglieder-System erhalten und die dort freigeschalteten Daten einsehen.

Weitere Details über den Mitgliederbereich findet ihr im entsprechenden Kapitel.


Sofern nicht alle Fragen beantwortet wurden, findet ihr weitere Antworten in den Häufig gestellten Fragen.



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